Le siège social d’une société est un élément essentiel qui détermine sa nationalité et sa domiciliation juridique. Changer le siège social d’une entreprise peut s’avérer nécessaire pour diverses raisons telles que la recherche d’un emplacement plus stratégique, la nécessité de disposer de locaux plus adaptés ou encore pour des raisons fiscales. Cependant, ce processus implique de respecter certaines démarches légales et administratives. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les étapes clés pour changer le siège social de votre société en toute conformité.
1. La prise de décision concernant le changement de siège social
Le changement du siège social d’une société doit être décidé par les organes compétents au sein de l’entreprise. En fonction du type de société (SARL, SAS, SA, etc.), la décision revient aux associés ou actionnaires réunis en assemblée générale ou encore au président ou gérant selon les statuts. La prise de décision doit respecter les conditions de quorum et majorité prévues par les statuts ou la loi applicable à la forme juridique de la société.
2. La rédaction d’un procès-verbal constatant le changement
Une fois la décision prise, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal constatant le changement du siège social. Ce document doit mentionner l’ancienne et la nouvelle adresse du siège, ainsi que la date de prise d’effet du changement. Le procès-verbal doit être signé par les personnes habilitées (président, gérant, etc.) et conservé parmi les archives de la société.
3. La modification des statuts de la société
Le changement du siège social entraîne obligatoirement une modification des statuts de la société. Cette modification doit être réalisée par un acte sous seing privé ou un acte notarié qui doit être signé par les représentants légaux de la société. Les nouvelles coordonnées du siège social doivent être inscrites dans l’article des statuts relatif à la domiciliation de l’entreprise.
4. La publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales
La loi impose aux sociétés de publier un avis de modification dans un journal d’annonces légales du département du nouveau siège social. Cet avis doit contenir certaines informations obligatoires telles que la dénomination sociale, le capital social, la forme juridique, le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS), l’ancien et le nouveau siège social ainsi que les modalités de consultation des statuts.
5. La déclaration au greffe du Tribunal de commerce
Dans un délai d’un mois suivant la décision de transférer le siège social, il est impératif de déposer une déclaration modificative au greffe du Tribunal de commerce compétent. Ce dossier doit contenir plusieurs documents tels que le procès-verbal de la décision, un exemplaire des statuts mis à jour, le formulaire M2 dûment complété et signé, ainsi que l’attestation de parution de l’avis dans un journal d’annonces légales.
6. La mise à jour du registre du commerce et des sociétés
Le greffe du Tribunal de commerce procède à la vérification des documents transmis et, si tout est conforme, il procède à la mise à jour du registre du commerce et des sociétés (RCS). La société reçoit alors un extrait Kbis modifié attestant la prise en compte du changement de siège social. Il est important de conserver ce document pour justifier auprès des tiers (banques, administrations, etc.) la modification apportée.
7. Les démarches complémentaires éventuelles
Selon les cas, d’autres démarches peuvent être nécessaires suite au changement de siège social. Par exemple, il peut être obligatoire d’informer certaines administrations (centre des impôts, URSSAF, etc.) ou encore de modifier les contrats commerciaux en cours pour tenir compte de la nouvelle adresse. Il convient également de mettre à jour les documents commerciaux (factures, devis, etc.), les supports de communication et le site internet de la société.
Changer le siège social d’une société est une opération qui nécessite de respecter scrupuleusement les étapes légales et administratives décrites ci-dessus. Ne pas se conformer à ces exigences peut entraîner des sanctions telles que la nullité de la décision, des pénalités financières ou encore la responsabilité personnelle des dirigeants. Il est donc vivement recommandé de se faire accompagner par un professionnel du droit lors de cette démarche.