Le remboursement d’une note de frais : les essentiels à retenir

Les frais, liés aux activités professionnelles qu’un salarié a effectuées, doivent être remboursés à condition qu’il présente des pièces justificatives. La note de frais constitue le document qui renferme les diverses dépenses. Nous allons fournir plus de détails sur les essentiels à connaître, lors d’une demande de remboursement d’une note de frais.

Notes de frais : les règles

En fait, les règles qui régissent la note de frais varient de l’établissement à l’autre. Aucune règle n’est alors formelle et chacune des entreprises a le droit d’établir ses propres règles, selon leur politique interne. Néanmoins, il existe certains points qui sont communs et ont été appliqués depuis des siècles. Leur établissement peut être effectué manuellement, à l’aide d’un logiciel ou un tableur. Toutefois, chaque entreprise à intérêt à la fixation des modalités de la note de frais.

Afin d’être remboursé, il est impératif de fournir un justificatif qui doit joindre le document. Il s’agit d’une preuve réelle de toutes les dépenses effectuées. C’est une indemnisation que la prescription quinquennale soumet. Du côté légal, le délai de remboursement est de cinq ans après la livraison de la note de frais.

Les diverses méthodes de remboursement

À l’égard des méthodes de remboursement de la note de frais, on a deux options. On peut être remboursé grâce aux pièces justificatives ou par le biais des montants forfaitaires. Pour ces derniers, l’URSSAF a défini des seuils pour certains types de frais.

Toutefois, cela varie en fonction du métier ainsi que du secteur d’activité de l’entreprise. On a également la possibilité à l’établissement d’une retenue forfaitaire sur son salaire. Chaque entreprise a le droit d’opter pour la méthode de remboursement de ses salariés. Néanmoins, la consultation de ces derniers est indispensable. De plus, chacun des salariés peut être remboursé d’une manière différente. Par exemple, cela peut se faire en fonction d’un poste à l’autre. Afin de faciliter la tâche, il est préférable de choisir une seule méthode pour tous les employés.

Les notes de frais : le régime social et fiscal

À l’égard de certaines indemnisations, il revient à l’administration de fixer un plafond. Tout montant versé, supérieur à ce dernier, ne fait pas l’objet d’un traitement fiscal, parmi les notes de frais. Alors, il est parmi les avantages en nature, en faveur de l’employé. Parmi ses frais, on n’en cite que :

  • Les indemnités de repas au restaurant, lors d’une incapacité de rejoindre l’habitation, pendant une mission professionnelle
  • Les restaurations au-delà des zones de la société ou des lieux de travail
  • Les frais d’hébergement
  • Les frais kilométriques
  • Les frais de la mise en place au sein d’une résidence, lors d’une mission professionnelle
  • Toute dépense relative à l’équipement des outils de technologie
  • Toute dépense liée au télétravail

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